Struktura oddziału ZUS

Przed udaniem się do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, warto zaznajomić się ze strukturą organizacyjną tej instytucji. To znacznie przyspieszy proces rozpatrywania danej sprawy.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych jest państwową jednostką organizacyjną posiadającą osobowość prawną, zajmującą się gromadzeniem składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne obywateli oraz dystrybucją świadczeń (np. emerytur, rent, zasiłków chorobowych lub macierzyńskich) w wysokości i na zasadach ustalonych w przepisach powszechnie obowiązujących. Struktura terenowa ZUS opiera się na 43 oddziałach nadzorujących pracę 217 inspektoratów i 64 biur terenowych. Oznacza to, że w prawie każdym powiecie ZUS ma swoje placówki, przy czym oddziałem właściwym do uiszczania należnych składek ubezpieczeniowych jest placówka terytorialnie przyporządkowana miejscu zamieszkania płatnika lub siedzibie firmy, w której płatnik pracuje.

Każdy oddział ZUS w Polsce składa się z podległych mu inspektoratów oraz biur terenowych. Bezpośrednia obsługa klientów w jednostkach terenowych ZUS odbywa się na wyodrębnionych stanowiskach takich jak:

Informacja ogólna

• Informowanie o jednostkach ZUS, które zostały wyznaczone do realizacji umów międzynarodowych
• Kierowanie klientów na stanowiska właściwe dla załatwienia sprawy
• Udzielanie informacji o miejscach przechowywania dokumentacji zlikwidowanych zakładów pracy
• Wydawanie druków i formularzy
• Dystrybucja poradników, broszur i ulotek informacyjnych

Emerytury i renty

• Wydanie sporządzonych kserokopii dokumentów, o zwrot których ubiegają się zainteresowani
• Przyjmowanie dokumentów/wniosków w sprawach dotyczących ustalenia prawa do świadczeń realizowanych przez wydziały emerytalno - rentowe (w tym również wypłaty niezrealizowanych świadczeń, odszkodowań jednorazowych i zasiłku pogrzebowego). Zalecane jest wyodrębnienie stanowisk dla przyjmowania pierwszorazowych wniosków
• Przyjmowanie dokumentów w sprawach dotyczących zmiany wysokości przyznanych już świadczeń oraz dodatków i zasiłków, zgłoszenia członka rodziny świadczeniobiorcy do ubezpieczenia zdrowotnego lub wyrejestrowania z tego ubezpieczenia
• Przyjmowanie odwołań od decyzji wydawanych przez pion emerytalno-rentowy
• Udzielanie informacji o warunkach przyznawania, ustalania wysokości i wypłacania świadczeń przysługujących z ubezpieczenia emerytalnego, rentowego, wypadkowego i świadczeń zaopatrzeniowych oraz innych zleconych do wypłaty Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych: (emerytura, renta z tytułu niezdolności do pracy, w tym renta szkoleniowa, renta rodzinna, dodatek pielęgnacyjny, dodatek do renty rodzinnej dla sieroty zupełnej, zasiłek pogrzebowy, renta z tytułu niezdolności do pracy w związku z wypadkiem przy pracy lub chorobą zawodową, w tym renta szkoleniowa, jednorazowe odszkodowanie z tytułu uszczerbku na zdrowiu, renta socjalna, zasiłki i świadczenia przedemerytalne, zasiłki rodzinne i zasiłki pielęgnacyjne, renty inwalidów wojennych i wojskowych, żołnierzy, górników i kombatantów, dodatki: kombatancki, za tajne nauczanie, świadczenie w wysokości dodatku kombatanckiego, ryczałty energetyczne, świadczenia pieniężne dla byłych żołnierzy, górników, świadczenia pieniężne dla osób deportowanych, dodatek kompensacyjny, deputaty węglowe, kolejowe i górnicze, zniżki od opłacanych składek na obowiązkowe ubezpieczenie OC i dobrowolne ubezpieczenie AC)
• Przyjmowanie dokumentów w sprawach dotyczących zmiany danych identyfikacyjnych np. nazwiska, adresu oraz zmiany konta bankowego lub Oddziału Narodowego Funduszu Zdrowia
• Obsługa wniosków świadczeniobiorców o wydanie zaświadczeń
• Przyjmowanie wniosków o przyznanie świadczeń w drodze wyjątku
• Udzielanie pomocy i informacji o miejscach przechowywania dokumentacji zlikwidowanych zakładów pracy
• Przyjmowanie dokumentów związanych z realizacją ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz udzielanie wyjaśnień w sprawach wynikających z umów o unikaniu podwójnego opodatkowania
• Udzielanie instruktażu i pomocy w wypełnianiu druków i formularzy
• Udzielanie pomocy w sprawach dotyczących kompletowania dokumentów niezbędnych do załatwienia wniosków w sprawach realizowanych przez wydziały emerytalno - rentowe
• Przyjmowanie i obsługa reklamacji związanych z wypłatą świadczeń realizowanych przez wydziały emerytalno-rentowe

Składki

• Przyjmowanie wniosków o udzielenie ulg w spłacie należności
• Przyjmowanie oraz obsługa zapytań i reklamacji ubezpieczonych dotyczących stanu konta ubezpieczonego
• Udzielanie instruktażu i pomocy w wypełnianiu formularzy
• Przyjmowanie i weryfikacja dokumentów ubezpieczeniowych
• Analiza danych i dokumentów oraz udzielanie odpowiedzi, w przypadkach, gdy jest to możliwe do wykonania 'od ręki'
• Udzielanie informacji o zasadach obsługi programu 'PŁATNIK'
• Przyjmowanie wniosków w sprawie zwolnienia z obowiązku przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych poprzez teletransmisję danych
• Obsługa zapytań w zakresie zapisów na koncie płatnika i prawidłowości przetworzenia dokumentów w systemie KSI ZUS
• Obsługa płatników zgłaszających się po otrzymaniu zawiadomień o nieprawidłowościach w dokumentach ubezpieczeniowych i płatniczych
• Sprawdzanie w KSI poprawności danych ubezpieczonego
• Obsługa dokumentów zgłoszeniowych płatnika składek (objęcie szczególną opieką płatników rozpoczynających działalność gospodarczą w związku z identyfikacją ich w systemie KSI oraz zakładaniem konta)
• Udzielanie ogólnych informacji o: - zasadach podlegania ubezpieczeniom oraz finansowania, rozliczania i opłacania składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, - zasady wypełniania i korygowania dokumentów zgłoszeniowych, rozliczeniowych i płatniczych, - zasadach przekazywania dokumentów w formie papierowej i elektronicznej
• Przyjmowanie wniosków, udzielanie informacji w zakresie składek oraz innych danych zewidencjonowanych na koncie ubezpieczonego
• Przyjmowania dokumentów ubezpieczeniowych na nośnikach elektronicznych
• Korygowanie nieprawidłowości w danych adresowych podczas wizyty klienta
• Przyjmowanie wniosków i wydawanie legitymacji ubezpieczeniowych sporządzonych przez komórki merytoryczne
• Przyjmowanie wniosków o wyrażenie zgody na opłacanie składek po terminie na dobrowolne ubezpieczenia społeczne
• Inne działania naprawcze (np. korygowanie danych, identyfikacja dokumentów), w przypadkach, gdy są możliwe do wykonania 'od ręki'
• Przyjmowanie wniosków i wydawanie przygotowanych przez komórki merytoryczne zaświadczeń o niezaleganiu w opłacaniu składek

Zasiłki

• Przyjmowanie dokumentów w sprawie ustalenia uprawnień do świadczeń pieniężnych z tytułu ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego oraz świadczeń rodzinnych
• Informowanie o zasadach przyznawania i wypłaty świadczeń rodzinnych oraz o podmiotach właściwych do ich realizacji
• Przyjmowanie wniosków i wydawanie legitymacji ubezpieczeniowych pracownikom oraz członkom ich rodzin, zatrudnionych w zakładach pracy nie posiadających uprawnień do wypłaty świadczeń pieniężnych z ubezpieczenia chorobowego
• Informowanie o zasadach wypłaty zasiłku pogrzebowego z ubezpieczenia rentowego po ubezpieczonych, członkach ich rodzin i osobach pobierających zasiłki z ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego za okres po ustaniu tytułu ubezpieczenia oraz przyjmowanie wniosków w sprawie przyznania i wypłaty zasiłku
• Informowanie o zasadach kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy oraz kontroli orzekania o czasowej niezdolności do pracy
• Przyjmowanie wniosków i wydawanie, opracowanych przez komórki merytoryczne, zaświadczeń o okresach pobierania świadczeń krótkoterminowych
• Udzielanie informacji o warunkach przyznawania, ustalania wysokości i wypłacania świadczeń krótkoterminowych

Zaświadczenia lekarskie ZUS ZLA

• Przyjmowanie i rejestracja wniosków o wydanie upoważnień do wystawiania zaświadczeń lekarskich Wydawanie zarejestrowanych bloczków ZUS ZLA Przyjmowanie i rejestracja oryginałów wydanych przez lekarzy zaświadczeń lekarskich
• Udzielanie informacji w zakresie: - warunków uzyskania przez lekarzy uprawnień do wydawania zaświadczeń lekarskich, - wypełniania, przechowywania i terminów dostarczania oryginałów zaświadczeń lekarskich do ZUS.

Kapitał początkowy

• Udzielanie instruktażu i pomocy przy wypełnianiu formularzy (ZUS Kp-1 i ZUS Rp-6, a pracodawcom - także w sprawie wystawiania zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu: ZUS Rp-7)
• Przyjmowanie wniosków o ustalenie / ponowne ustalenie kapitału początkowego
• Udzielanie informacji klientom zamieszkałym za granicą oraz klientom posiadającym przebyte za granicą okresy pracy/ubezpieczenia, w tym także w krajach członkowskich UE/EOG - w zakresie kompletowania wniosku o kapitał początkowy i ustalanie kapitału początkowego
• Potwierdzanie przyjęcia dokumentów o ustalenie kapitału początkowego
• Przyjmowanie wszelkiej korespondencji i dokumentów w sprawie kapitału początkowego
• Udzielanie informacji dotyczących zasad obliczania emerytury na nowych zasadach osobom urodzonym po 31.12.1948r., w tym z uwzględnieniem okresów zatrudnienia za granicą, np. w krajach UE/EOG
• Udzielanie osobom, którym organ rentowy wydał decyzję w sprawie kapitału początkowego, informacji o wysokości kapitału początkowego, uwzględnionych okresach składkowych i nieskładkowych, podstawie wymiaru
• Udzielanie informacji i pomocy w zakresie kompletowania wniosków o ustalenie kapitału początkowego ubezpieczonych oraz trybu składania wniosków ubezpieczonych
• Udzielanie informacji o brakujących środkach dowodowych niezbędnych do ustalenia kapitału początkowego
• Udzielanie informacji w poszukiwaniu dokumentów kadrowych i płacowych zlikwidowanych firm i o miejscach przechowywania dokumentacji zlikwidowanych firm
• Informowanie o jednostce organi

Ubezpieczenie pracowników można z łatwością wyliczyć za pomocą profesjonalnych narzędzi dostępnych w internecie. Dzisiaj to nic nowego korzystać z takich systemów jak księgowość internetowa które w przystępny sposób za nie wysoką opłatą pozwalają rozliczać wszelkie zobowiązania firm wobec instytucji takich jak ZUS czy US.